Kỹ năng giao tiếp với người khó tính (P1)

Giao tiếp với người khó tính của các tác giả: Alan Axeirod & Jim Holtje.

Khi bắt đầu tiếp xúc với những người khó chịu, bạn sẽ nhận ra rằng họ quan tấm đến bạn rất ít. Họ quan tâm đến họ và chỉ họ mà thôi. Bạn là mục tiêu trong tầm quan sát của họ và chỉ trở nên quan trọng khi bạn vô tình hiểu họ muốn gì hoặc khi họ cần ở bạn điều gì đó. Đừng quan tâm đến những gì họ nói hay làm với tư cách cá nhân.

Những người khó chịu thì không bao giờ thay đổi và tiếc là bạn cũng không thể thay đổi gì ở họ. Trước khi để nó ảnh hưởng đến bạn, nhớ rằng bạn có thể đoán được thái độ cư xử của họ bởi vì họ không có ý định thay đổi. Khi không hy vọng quá nhiều ở những người như vậy, ít ra bạn hoàn toàn có thể chuẩn bị trước những khó khăn khi gặp họ. Khi các giải pháp mà bạn dự định có thể không thay đổi được 1 tính cách khó chịu nào đó, nó vẫn có khả năng tác động tích cực đến kết quả của bất kỳ 1 cuộc đụng độ nào.

Bạn hãy cương quyết và cố cắn răng chịu đựng khi tiếp xúc với những người khó chịu để có được kinh nghiệm nhớ đời. Hoặc bạn có thể thử xem mình nhẫn nhịn được bao nhiêu. Hãy lập 1 chiến thuật. Quyết định trước là bạn có thể đạt được những gì hơn là cứ quan tâm đến những vấn đề tiêu cực hoặc cảm giác khó chịu về những người trái tính.

Bày tỏ cảm xúc của bạn. Đừng khơi dậy những bực mình, những tổn thương tình cảm, những khó chịu hoặc cảm giác đau đớn. Nếu 1 ai đó làm bạn khó chịu, cứ nói với họ là bạn khó chịu. Tuy nhiên, tránh nặng lời với người đó. Thay vì thế, bạn hãy hỏi rõ họ là: “Tôi không chắc là hiểu hết ý anh. Anh có thể giải thích cho tôi không?”

Bạn nên bày tỏ cảm xúc của bạn cũng như tạo điều kiện cho người khác bày tỏ cảm xúc của họ. Sự cố gắng của bạn sẽ được đền đáp. Bạn cần phải biết sếp, đồng nghiệp, người cấp dưới và khách hàng tất cả nghĩ như thế nào về những gì đang xảy ra hay về những gì bạn đang làm. Đừng cố gắng đoán người khác nghĩ gì. Hãy hỏi họ.

Nên dùng những câu hỏi bỏ ngỏ để hỏi cảm xúc hay ý kiến, đừng gợi ý hay giới hạn 1 câu trả lời bằng cách đưa ra sự lựa chọn đúng. Tránh những câu hỏi ví dụ như “Nói cho tôi biết, bạn thích ý kiến của tôi nhiều hay ít?” . Thay vì hỏi như thế, ta nên hỏi: “Joe, bạn nghĩ ý kiến của tôi như thế nào?”.

Trong trường hợp tranh cãi, đừng vội đưa ra những lời trách cứ cá nhân. Thay vì vậy, nên viện đến những người có uy tín hơn, đến cái gì đó hoàn toàn khách quan như là 1 cuốn sách luật lệ, 1 nghị định thư, 1 cuốn sách hướng dẫn thủ tục hành chính hoặc 1 vài nguồn thông tin tương tự,

Giữ lại tư liệu làm dẫn chứng. Điều này không chỉ hạn chế hoặc hoàn toàn tránh được tranh cãi với những người khó chịu mà còn đảm bảo an toàn cho bạn. Diễn viên gạo cội Samuel Goldwyn từng nói rằng: “1 buổi giao tiếp bằng lời không đáng bằng 1 tờ giấy trắng mực đen”. Khi làm nhiệm vụ, hãy viết ra sổ ghi nhớ. Khi cấp trên giao cho bạn 1 đề án lớn, hãy ghi ra chi tiết. Khi nhiệm vụ được giao bằng lời nói bạn hãy đưa cuốn sổ ghi nhớ có các chi tiết ra. Điều đó khiến người kia thôi không nói nữa.

Khi dẫn chứng bằng tư liệu có giá trị, cũng đừng nên để sổ ghi nhớ đó thay thế cho những cuộc nói chuyện mặt đối mặt. Tiếp xúc trực tiếp với tất cả mọi người kể cả những người khó chịu. Để ý ngôn ngữ cử chỉ và lắng nghe giọng nói của họ là rất quan trọng. Điều quan trọng hơn là họ sẽ xem bạn như là 1 người hiểu biết mọi khía cạnh chứ không phải là những câu chữ trên giấy hay 1 giọng nói vô hồn nào đó trong điện thoại.

Hãy giữ bình tĩnh. Đây là 1 lời khuyên đơn giản, rõ ràng và nhẹ nhàng. Dĩ nhiên, để thực hiện được nó thì không dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn cứ giữ bình tĩnh và lịch sự, sẽ có nhiều cơ may là bạn sẽ không gặp tình huống nào tệ hơn. Cách cư xử như thế cũng sẽ tạo ra cho bạn 1 nền tảng đạo đức tốt, nếu thái độ của 1 người khó chịu chuyển từ bực bội đến chỗ không thể chịu đựng được thì bạn có thể rút lui khỏi cuộc nói chuyện đó với 1 lời nhận xét như sau: “Mary, tôi nói với bạn từ tốn và lịch sự. Tôi mong bạn cũng thế. Khi nào bình tĩnh, hãy tìm đến tôi và chúng ta sẽ nói chuyện tiếp.”

Hãy tập tính hào phóng và lịch thiệp. Hãy cư xử với kẻ thù của bạn như những người bạn, điều này còn tốt hơn bất cứ sức mạnh và quyền lực nào. Hãy thận trọng nhưng cũng nên tự tin.

Hãy bỏ qua tự ái của bạn để hỏi ý kiến của những người khó chịu và nhờ họ giúp đỡ. Để họ có một phần lợi nhuận là bạn đã cho họ một số tiền thưởng trong đề án của bạn. Điều này có thể thay đổi một tí tính cách khó chịu của họ, qua đó bạn biết rõ về cách đối xử của người đó và thái độ của họ khi làm việc với bạn.

Hãy để những người khó chịu trong một tình huống mà chính họ nhận ra rằng họ là thiểu số. Hãy quan tâm đến bạn bè và gia đình bạn, đến những người đồng nghiệp tử tế và đến cả những khách hàng mà khi tiếp xúc với họ bạn cảm thấy rất thoải mái. Đừng đểnhững người khó chịu trở thành hạt bụi làm vẩn đục tầm nhìn của bạn

Nguồn: sưu tầm